Funktionen
Bewusst wenige Funktionen, die täglich funktionieren – statt einer Featureliste, die im Alltag niemand nutzt.
Ihre Kategorien, nicht unsere
Jedes Dokument gehört zu genau einer Kategorie – und welche es gibt, legen Sie fest. In Listen und auf Karten erkennen Sie sie am farbigen Streifen am linken Rand, wie an einem Register in einem Ordner.
Eingangsrechnung
Lieferantenrechnungen mit Status bis zur Zahlung.
Ausgangsrechnung
Was Sie selbst gestellt haben – getrennt, weil die Buchhaltung das auch trennt.
Vertrag
Miet-, Liefer- und Arbeitsverträge mit langer Aufbewahrung.
Behörde & Steuer
Bescheide, Meldungen und Schriftverkehr mit Ämtern.
Technik & Pläne
Baupläne, Zeichnungen und technische Unterlagen.
Personal
Bewerbungen und Personalunterlagen – bewusst löschbar, siehe unten.
Das ist die Voreinstellung. Umbenennen, ergänzen oder stilllegen können Sie jederzeit selbst – ein Baubetrieb braucht andere Fächer als eine Agentur.
Aufbewahren und Löschen sind zwei verschiedene Pflichten
Rechnungen und Verträge müssen Sie aufbewahren – die sperren wir bis zum Ende der Frist gegen Änderung und Löschung. Bewerbungsunterlagen müssen Sie auf Verlangen löschen. Deshalb entscheiden Sie je Kategorie, ob die Sperre gilt; in der Voreinstellung ist sie für „Personal" ausgeschaltet.
Im Alltag
Hochladen
Mehrere Dateien gleichzeitig, Kategorie auswählen, fertig. Erlaubt sind PDF, Bilder und gängige Office-Formate – ausführbare Dateien werden abgewiesen.
Finden
Suche im Dateinamen, Filter nach Kategorie und Status. Dateigrößen, Datumsangaben und Kennungen stehen in einer Monospace-Schrift – auf einen Blick lesbar bei vielen Zeilen.
Status pflegen
Eingegangen, Freigegeben, Bezahlt. Jeder Wechsel wird protokolliert, inklusive Person und Zeitpunkt.
Rollen vergeben
Admin verwaltet die Nutzer Ihres Unternehmens, Mitarbeiter laden hoch und bearbeiten, Nur-Lesen sieht und lädt herunter – mehr nicht.
Zugriffsprotokoll
Zu jedem Dokument sehen Sie, wer es hochgeladen, angesehen, heruntergeladen oder gelöscht hat. Das brauchen Sie bei Auskunftsersuchen und in Prüfungsfällen.
Getrennte Mandanten
Ihre Dokumente liegen in einem eigenen Speicherbereich. Kein anderes Unternehmen kann darauf zugreifen – das ist keine Einstellung, sondern in der Anwendung fest verdrahtet.
Export als ZIP
Jede gefilterte Auswahl lässt sich als ZIP herunterladen, sortiert nach Kategorie und Jahr, mit Inhaltsverzeichnis als Tabelle. Praktisch für die Steuerberatung – und die Antwort auf die Frage, wie Sie Ihre Daten wieder herausbekommen.
Platzhalter: Screenshots
Hier gehören Screenshots aus der echten Anwendung hin, keine
Stock-Grafiken (siehe MARKETING-SITE.md, Abschnitt 4).
Nachzutragen, sobald die App auf Staging läuft.
Bewusst nicht enthalten
Damit Sie nicht erst nach dem Kauf feststellen, was fehlt: kein Kundenportal für Ihre eigenen Kunden, keine Dokumentversionierung, keine Volltextsuche im Dokumentinhalt und keine Freigabe-Links mit Ablaufdatum. Das sind bekannte Lücken, keine Versehen.